A szoftvernyilvántartás az a nyilvántartás, ahol a cég nyilvántartja szoftver eszközeit. A szoftver egy különleges helyet foglal el a nyilvántartások világában, különbözik más szellemi termékektől, ezért külön kell őket nyilvántartani és a változásaikat nyomon követni.
Miért kell?
A szoftvergyártók meggyőzték az államot, hogy kelljen vezetni minden cégnek szoftvernyilvántartást. Amennyiben ilyen nincs vezetve, az egy újabb büntetési lehetőség. A cégek manapság nem veszik komolyan ezt a fajta nyilvántartást - ahogy egyébként magát a szoftvervásárlást sem -, ám ennek várhatóan hamarosan komoly következményei lesznek. Bár senkit nem áll szándékunkban megijeszteni a büntetés lehetőségével, szerintünk fölösleges kockáztatni.
Egyebek iránt érdemes az alábbiak miatt vezetni a szoftvernyilvántartást:
- leltár funkciót tölt be
- beszerzések, frissítések esetén nagyban könnyíti a munkát
- a fenti ellenőrzéseknél szerepe van
Kinek kell? Ki kérheti?
Első sorban az APEH kérheti el, de mivel az APEH szerződésben áll a BSA-val, így a BSA vizsgálja ki a szoftvernyilvántartásokat. A BSA olykor önálló akció keretében elkéri a szoftvernyivántartást, de mivel nem hatóság, nem köteles a cég kiadni az adatokat. Ám ez utóbbi esetben feltételehetően APEH vagy rendőrségi vizsgálatot fognak kezdeményezni. Ez csak feltételezés részünkről, konkrét esetről még mi sem hallottunk.
Kinek a dolga elkészíteni?
Természetesen ez a rendszergazda feladata. A rendszergazda ismeri leginkább a számítógépparkot, a használt szoftvereket, azok verzióit. A rendszergazda tudja nyomonkövetni, hogy melyik szoftver mikor lett frissítve, melyik verzióról melyikre. A rendszergazda pontosan és korrektül tudja vezetni a szoftvernyilvántartást.
Mit kell nyilvántartani?
A szoftvernyilvántartás minimum az alábbiakat kell tartalmazza:
- Szoftver leltári száma: a szoftver egyedi, belső leltári száma.
- Gyártó: a szoftvert gyártó cég neve.
- Név: a telepített szoftver neve.
- Verzió: a telepített szoftver verziószáma.
- Hardver leltári azonosító: annak a hardvernek a leltári azonosítószáma, amelyre a szoftvert telepítették.
- Felhasznált licenc azonosító: az adott szoftver telepítése jogosságának igazolására felhasznált licencbizonylat leltári azonosító száma.
- Frissíthetőség: Korábbi szoftver és „upgrade” licenc birtokában a lehetséges upgrade szoftver neve.
- Telepítés/upgrade dátuma: a legutóbbi telepítés vagy frissítés dátuma.
- Telepítő/frissítő szervezet: a szervezet, vagy személy neve, aki a legutóbbi telepítést vagy frissítést elvégezte.
Fontos! Az operációs rendszer is szoftvernek minősül, azt is nyilván kell tartani, de az ingyenes szoftvereknek is szerepelniük kell a szoftvernyilvántartásban.
Mit kell tartalmaznia?
Egyszerűen fogalmazva: minden szoftvert, amit a cég használ.
Hosszabban kifejtve nem szeretnénk felsorolni az összes létező szoftverkategóriát, de pár gyakori: operációs rendszer (pl: Linux, Windows), irodai szoftvercsomagok (OpenOffice.org, Microsoft Office), antivírus szoftverek, grafikai programok, könyvelési szoftverek, stb.
Mikor kérik?
Kérhetik eseti ellenrőzésnél, amikor direktben csak a szoftvernyilvántartást ellenőrzik, de kérhetik egy általános APEH vagy más szerv általi leltár ellenőrzésnél, vagy adóellenőrzésnél is.
Érdemes hát odafigyelni a szoftvernyilvántartás vezetésére!
